Перевод статьи, опубликованной на https://kanbanize.com
Это относительно новый метод выявления идентичных блокеров в вашем рабочем процессе и эффективный способ для улучшения рабочего процесса.
5 принципов бережливого управления позволяют определять ценность, организовывать непрерывный рабочий процесс и выявлять ненужные действия. С их помощью вы можете создать бережливый рабочий процесс и легко обнаруживать и устранять проблемы.
Однако, единожды избавиться от проблемы недостаточно. Вам нужно найти её причину, чтобы защитить ваш рабочий процесс от повторяющихся происшествий.
Среди наиболее распространенных причин повторяющихся проблем — блокеры, т. е. вещи, которые мешают команде выполнить определенную задачу. Но часто, когда блокер преодолён, команда просто продолжает работать над задачей, и причина блокера вскоре забывается, пока он не появится снова.
Чем чаще появляется блокер, тем бОльшее влияние он оказывает на среднее время цикла. Поэтому лучше собирать блокеры со всеми возможными деталями и анализировать их.
Есть относительно новая методика, разработанная доктором Клаусом Леопольдом (автором книги «Практический канбан»), которая касается именно этой темы. Она называется кластеризацией блокеров. Давайте изучим её.
Техника кластеризации блокеров
Перед тем как начать, мы должны уточнить, что лучше всего метод кластеризации блокеров может быть применен, если ваша команда использует систему вытягивания, такую как Канбан. Использование такой системы позволяет визуализировать рабочий процесс и собирать ценную информацию о каждой задаче.
Все команды, использующие Канбан-доску, могут получить чёткое представление о своих задачах. Если появляется блокер, каждый член команды может его заметить.
Однако как только блокер устранен, команда забывает о нём и продолжает работать над своими рутинными задачами. Это не всегда хорошо, потому что один и тот же блокер может появляться снова и снова.
Вместо этого попытайтесь собрать информацию обо всех блокерах, которые встречаются в вашем рабочем процессе. Напишите подробности на стикерах и соберите их. Затем анализируйте информацию, например, ежемесячно.
Помните, что определение времени блокировки – самый важный фактор для поиска наиболее вредных блокеров.
Сгруппируйте блокеры
Первое, что вам нужно сделать после того, как вы собрали определенное количество блокеров, — это разделить их на 2 основные группы:
- внешние
- внутренние
Очень важно рассчитать общее время блокировки для каждой сформированной вами группы, чтобы вы могли расставить приоритеты. Общее время блокировки — это метрика, с помощью которой можно определить, какие типы блокеров являются наиболее критичными.
После того, как вы разделили блокеры по внешним и внутренним факторам, вам нужно сформировать более мелкие группы. Они должны состоять из блокеров с одинаковыми отличительными признаками.
Например, отсутствующая информация, ожидание проверки, ожидание тестирования и т. д. После этого вам необходимо рассчитать общее время блокировки для каждой подгруппы, чтобы вы могли определить приоритет блокеров.
Когда вы выявили наиболее вредные блокеры, пора определить первопричину каждого из них и найти решения. Вы можете применять различные методы анализа первопричин, например, «5 почему».
Этот метод позволит вам обнаружить настоящую причину проблемы, задавая последовательные вопросы «почему» столько раз, сколько необходимо.
командой для поиска решения. Обязательно проинформируйте все заинтересованные стороны, когда у вас будет готово решение.
Таким образом, вы сможете предотвратить повторение блокеров в рабочем процессе или, по крайней мере, значительно сократить время блокировки.
Также важно поэкспериментировать с различными решениями, если это необходимо. Иногда первое решение, которое вы применяете, может не работать должным образом. Так что будьте готовы проверять различные идеи, пока не найдете оптимальную. В конце концов, минимизация негативного воздействия блокеров поможет вам устранить узкие места в вашем рабочем процессе.
Структура блокеров
Имейте в виду, что исправление блокера может стоить дороже, чем вызванная им задержка. Иногда блокеры появляются в системе естественным образом, и попытка исправить их любой ценой может быть опасна. Вот простой пример:
Представьте, что вашей команде нужно записать видео-обучение, но процесс заблокирован, потому что нет нужных инструментов.
Поэтому вы решили построить для них целую профессиональную студию. В итоге вы потратите значительную сумму на то, что будет использоваться время от времени и будет окупаться очень долго.
Вы можете использовать простую матрицу, чтобы определить, какие блокеры оказывают наибольшее влияние и какие из них вы можете легко устранить. Это поможет вам одержать несколько лёгких побед и равномерно распределить усилия.
В итоге
Кластеризация блокеров — это простой и эффективный метод, который поможет вам:
- Определить эффективные блокеры в своём рабочем процессе.
- Устранить повторяющиеся блокеры или сократить время блокировки.
- Увеличить производительность и уменьшить среднее время цикла.